Tout au long de l’histoire, l’usine a été tributaire du savoir tribal, de l’expérience acquise par le bouche-à-oreille et des connaissances des ouvriers de longue date transmises en continu. Le problème n’est pas la dépendance aux connaissances tribales, mais plutôt leur conservation incohérente ou inexistante. Lorsque ces connaissances ne sont pas consignées, elles sont à jamais perdues et causent un préjudice irréparable. Tout comme les flux de travail, les rapports et les processus des machines sont numérisés et documentés, les connaissances et compétences des employés d’usine doivent également être documentées sous forme digitale. La rétention des employés et des connaissances de l’usine est essentielle au succès de la production.
Le savoir tribal dans l’industrie manufacturière
Vous avez peut-être bénéficié des connaissances tribales sans même le savoir. Repensez à votre premier jour de travail. Vous rencontrez un problème et demandez à un collègue comment le résoudre. Ce collègue vous a sûrement répondu : « Bill m’a appris cette astuce dans le tableur » ou « Demande à Pam, elle arrive toujours à faire refonctionner la photocopieuse. ».
Les connaissances tribales sont les informations et les expertises collectives non écrites partagées au sein d’une organisation ou d’un groupe spécifique d’individus. Ces connaissances sont généralement accumulées au fil du temps lors d’expériences, d’interactions et de pratiques partagées. Il peut s’agir d’idées, de pratiques d’excellence, de procédures informelles et d’autres informations précieuses qui ne sont peut-être pas documentées, mais sont cruciales pour le fonctionnement efficace d’une organisation ou d’une équipe spécifique.
Chez FactoryEye, nous avons tout vu :
- Un collaborateur peut écouter une machine et savoir ce qui ne va pas, simplement à l’oreille. Aucun manuel de machine n’explique clairement que trois cliquetis aigus signalent que la courroie du ventilateur est sur le point de se rompre. Un employé observateur prévoit et évite constamment les défaillances de la machine avant qu’elle ne devienne un problème.
- Un collaborateur a créé, il y a plusieurs années, un programme logiciel indispensable à la production. Lorsqu’il a quitté l’entreprise, aucune mise à jour n’a pu être appliquée, car personne d’autre ne comprenait le codage.
- Certaines entreprises s’appuient sur des chefs d’atelier expérimentés ayant 35 ans de connaissances opérationnelles, mais ne parviennent pas à former de manière proactive d’autres chefs d’équipe pour reprendre ces tâches à l’approche de la retraite.
Bien que les connaissances tribales soient inestimables, les entreprises doivent également veiller à documenter et à formaliser les informations essentielles afin d’assurer la continuité, notamment lors des départs en retraite ou des changements pour de nouvelles opportunités professionnelles. Le savoir tribal peut représenter un risque pour une entreprise manufacturière. Mais une fois consigné, il devient autre chose : le savoir institutionnel. Les connaissances institutionnelles ne dépendent de personne ; il s’agit de données et de processus qui sont intégrés aux outils et aux processus documentés de l’entreprise et qui peuvent donc profiter à chacun.
C’est là qu’intervient FactoryEye. FactoryEye peut contribuer de façon significative à la consignation des connaissances tribales et à leur transformation en un savoir institutionnel en fournissant une plate-forme qui centralise les données, prend en charge la personnalisation, assure un suivi en temps réel et facilite la collaboration sur plusieurs processus de production.
Les obstacles liés au savoir tribal
Autrefois, le savoir tribal se transmettait des maître-artisans aux apprentis. Aujourd’hui, les usines sont différentes. La rotation constante du personnel entraîne des erreurs et un manque de connaissances opérationnelles générales. Cela peut entraîner des problèmes de sécurité, une baisse de la qualité des produits et un ralentissement de la production.
Les nouveaux collaborateurs doivent apprendre à maîtriser leur poste rapidement. Le défi consiste à savoir comment transmettre les connaissances des experts aux novices plus rapidement que jamais. La vérité, c’est que personne n’a encore perfectionné cette transmission.
Le savoir tribal peut ressembler au jeu du téléphone arabe : transmis au fil des ans, d’employé en employé, il peut avoir été déformé ou incomplet. Une solution claire et complète peut exister, mais les employés peuvent penser qu’une solution partielle est la seule solution.
La dépendance du savoir tribal pourrait entraîner la disparition de l’ingéniosité. Peut-être existe-t-il de meilleurs moyens de traiter le problème. Mais si les collaborateurs craignent d’offenser le créateur initial du processus ou qu’ils rencontrent une opposition sous la forme de « On a toujours fait comme ça », ils vont rapidement se décourager.
Du tribal au digital : combler le fossé générationnel
Dans l’environnement manufacturier dynamique d’aujourd’hui, il faut un transfert stratégique et documenté des connaissances, transformant les connaissances tribales en savoir institutionnel.
Ces connaissances institutionnelles jouent un rôle crucial dans la mise en œuvre réussie de l’industrie 4.0 et des initiatives de transformation digitale. L’industrie 4.0 est la quatrième révolution industrielle, marquée par l’intégration des technologies digitales, la prise de décision fondée sur les données et la convergence des systèmes physiques et digitales. Dans ce contexte, tirer parti des connaissances institutionnelles peut être bénéfique de plusieurs manières :
L’optimisation des processus bénéficie des connaissances historiques. Le savoir institutionnel englobe les informations tirées des expériences et des opérations passées. Analyser ces données historiques peut contribuer à identifier les pertes d’efficacité et les zones d’amélioration dans les processus manufacturiers. Les collaborateurs disposant des connaissances tribales peuvent contribuer aux efforts continus d’optimisation des processus et d’amélioration en continu en apportant des idées et des suggestions basées sur leur expérience pratique et en consignant ce savoir tribal dans des processus documentés.
L’analyse contextuelle est fondamentale pour interpréter les données et prendre des décisions éclairées. Les collaborateurs possédant des connaissances tribales comprennent parfaitement le contexte dans lequel les décisions sont prises. Il s’agit d’un élément clé de la prise de décision fondée sur les données. Exposer ce contexte via un logiciel de veille et de rapport le rend accessible à tous. Lorsque des anomalies ou des évènements inattendus surviennent dans les données, ce contexte peut fournir des informations quant aux causes potentielles et recommander des réponses appropriées.
Les connaissances institutionnelles jouent un rôle clé dans l’adoption et l’intégration des technologies. Il serait bon que les fournisseurs de technologie y accordent une attention particulière. Les employés connaissant bien l’histoire et les opérations de l’entreprise peuvent contribuer au choix stratégique de technologies alignées sur les valeurs et objectifs de l’organisation. Ces technologies renforcent alors ces valeurs et objectifs. Cet alignement est le gage d’une intégration fluide des nouvelles technologies dans les systèmes existants. Il évite les interruptions et maximise les avantages de la transformation digitale.
Les connaissances institutionnelles jouent également un rôle dans l’atténuation des risques. Les employés possédant des connaissances tribales sont mieux équipés pour identifier les risques associés à l’adoption de nouvelles technologies ou à la modification des processus. Ces collaborateurs peuvent contribuer au développement de stratégies d’atténuation en s’appuyant sur leurs expériences afin d’anticiper et de relever les défis. En transformant leurs connaissances tribales en stratégies d’atténuation documentées, ils mettent leurs connaissances au service de l’entreprise.
Pour empêcher la disparition des connaissances tribales dans les usines, consigner et tirer parti du savoir institutionnel via des plates-formes comme FactoryEye n’est pas une simple nécessité, mais bien un impératif stratégique. Alors que les fabricants naviguent dans une ère de transformation, garantir la survie du savoir institutionnel devrait devenir un principe directeur. Il s’agit d’assurer l’inévitable évolution des ateliers, et plus encore de les optimiser pour assurer une réussite durable dans le paysage dynamique du secteur manufacturier moderne. Comme l’a judicieusement formulé Carl Sagan : « l’extinction est la règle. La survie est l’exception. » Dans le contexte de la production, le savoir institutionnel représente la survie, l’exception constituant la clé de l’évolution de l’industrie.
